مدارک مورد نیاز
1. تکمیل فرم پیشنهاد و امضای آن توسط بیمه‌گذار و بدون قلم خوردگی و تحویل فرم پیشنهاد
2. تکمیل لیست اموال (درصورت لزوم)
3. ارائه کپی کارت ملی بیمه‌گذار یا جواز فعالیت (درصورت لزوم)

دریافت خسارت
بر اساس بند 1 ماده 23 شرایط عمومی بیمه‌نامه آتش‌سوزی، اعلام خسارت حداکثر ظرف مدت 5 روز از زمان اطلاع از وقوع حادثه بصورت نامه کتبی و یا تکمیل فرم اعلام خسارت انجام شده و به شعبه محل صدور بیمه‌نامه تحویل گردد.
مراحل پیگیری خسارت
1. پس از اعلام خسارت و تحویل مدارک به شرکت بیمه هماهنگی لازم جهت بازدید از مورد بیمه خسارت دیده بعمل خواهد آمد .
2. پس از بررسی پرونده و تعیین میزان خسارت و شمول یا عدم شمول بیمه ای خسارت نتیجه پرونده به شعب مربوطه اعلام و شعب موظف است مراتب را به اطلاع بیمه‌گذار برساند.
3. در صورت رضایت بیمه‌گذار به دریافت وجه خسارت، تحویل رضایتنامه مورد تایید شعبه و دریافت حواله و چک خسارت.
4. درصورت عدم رضایت به دریافت مبلغ و اعتراض بیمه‌گذار، ارائه نامه اعتراض به شعبه و طی‌کردن پروسه رسیدگی به اعتراض
5. در نهایت در صورت توافق ارائه رضایتنامه و دریافت خسارت و در صورت عدم توافق اجرای بند 3 ماده 24 شرایط عمومی و در صورت عدم توافق نهایی ارجاع پرونده به دادگاه.

مدارک مورد نیاز جهت تشکیل پرونده خسارت
1. ارائه اصل بیمه‌نامه و شرایط و ضمائم پیوست و رسید پرداخت حق‌بیمه و الحاقیه احتمالی
2. ارائه کارت ملی
3. ارائه سند مالکیت و یا اجاره‌نامه متعلق به بیمه‌گذار
در صورتیکه مالکیت و یا اجاره‌نامه محل مورد بیمه به نام سایر وابستگان درجه یک بیمه‌گذار باشد (همسر ، فرزند ، پدر یا مادر) ارائه مستندات شناسایی الزامی است. در صورتی که اشخاص ثالث به عنوان ذینفع مورد‌بیمه شناخته شوند می‌بایست نام ایشان در بیمه‌نامه به عنوان ذینفع ذکر شده باشد.
4. ارائه فهرست اموال آسیب‌دیده و مبلغ تقریبی خسارت
5. اصل گزارش آتش‌نشانی و نیروی انتظامی
6. اصل گزارش مراجع ذیصلاح در خصوص حوادث غیرمترقبه
7. جواز فعالیت